遺品整理における
個人情報の取扱について
個人情報流出の懸念
遺品整理を業者に依頼される際に、お客様の懸念事項として「個人情報の流出」が挙げられます。特に個人情報を扱う企業においては厳しい管理体制を求められます。見積書を作成する時には、ご依頼主の氏名、住所、片付ける家の住所、電話番号、メールアドレスなどを取り扱う事になり、場合によっては簡易見積書の作成のために片付ける家の画像を頂く事もあります。
そして片付ける家で扱う個人情報は、住んでいた方の氏名、生年月日（行政の書類や免許証など）職業、職業上扱っていた顧客データ、家族の情報、写真、契約書関係、行政書類など多岐にわたります。また、パソコンなどの電子機器には銀行口座やカード情報などが含まれている場合もあります。私たちが行う遺品整理は、それほど重要な個人情報を扱う非常に責任の重い仕事といえます。
依頼者が事前に出来る事
個人情報については依頼者も危機意識を持つ必要があります。令和2年3月に総務省行政評価局が行った「遺品整理のサービスをめぐる現状に関する調査結果報告書」によると遺品整理サービス事業者の約3割が契約書を交付していないと報告されています。
通常サービスの対価として費用を払う場合、内容にもよりますが財産や個人情報を扱う場合は細かな説明と契約書の締結は必須と思われますが、遺品整理業界においてはまだまだ未熟な部分が露呈されています。中には、大切な個人情報が書かれた書類などを粉砕もせず、普通ゴミとして処分するずさんな業者がいるのも事実です。
ご依頼者自身で個人情報を守るためにも、大事な書類関係はご自身でシュレッター処理を行う。パソコンは初期化するなど、可能な限り事前に対策を行う事が重要です。
業者が取り組むべき対策
例えば個人情報が記載されている紙を分別して新聞や雑誌と一緒に箱詰めすると、そのまま紙業に持って行くことになり、その後の管理について不安が残ります。使わなくなったパソコンも整理会社へ処分を依頼されると、鉄スクラップ等の会社に持ち込まれて紙業と同じく個人情報の扱いが不安です。
では重要な個人情報を扱う業者としてどのような対策が必要でしょうか…。一般的には、紙ベースの書類や電子ベースのパソコンなどの電子機器の個人情報は、破砕処理と溶解処理されます。もちろん、メモリーズでは法令に準じて適切に処理しています。有料ではありますが、ご要望に応じ「破砕証明書」と「溶解証明書」を提携処理会社より発行もしています。ちなみに破砕証明書は1週間程度、溶解証明書は1か月程度で発行されますので、その後ご依頼者様に郵送しています。ご不安がある場合は是非ご用命下さい。
電子情報の保護と管理
次に、インターネット上を経由する電子情報の取り扱いについてご説明します。あまり重要視されていない業者も多いようですが、電子情報はハッキングや漏洩など、個人情報の保護と管理に関して最も注意が必要です。
メモリーズの場合は、メールフォームから送信されるお客様の個人情報は、クラウドセキュリア認証の暗号化（SSL承認）により、第三者への漏洩防止策をとっています。SSL承認とは、信用度の高い認証局が審査を行い、実在性が認められた場合にのみ運営者の身元が保証されています。脆弱なシステムを使っているサイトでは、この承認を受けることはできません。
さらに保存、保管するお客様の個人情報に関してはシステムを構築し、ログインパスワードを設定、認証ログにて管理することで漏洩の防止策を徹底しています。お客様に安心して利用して頂くように最善を尽くしています。
まとめ
遺品整理や家財整理を行うにあたり、個人情報の扱いについて後見人である弁護士や司法書士からは個人情報の扱いについて説明を求められることがありますが、一般の方からはほとんどお任せ状態の方が多いのも事実です。画像見積においてもSNSを用いて簡易に送受信されていますが、脆弱性やコーポレートガバナンスに関して依頼者はもっと調査し慎重になるべきだと考えます。もし、遺品整理などを業者に委託（依頼）する時は、個人情報の取り扱いについての要項がサイトや契約書類に明示されているか確認することを強くお勧めします。